La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (la “Política”) regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos de beneficiarios de la Fundación Española para la Salud (en adelante la “Fundación”), de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, y el Decreto 1074 de 2015, por medio de los cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
1. Información del Responsable del Tratamiento de la información personal
La empresa responsable del tratamiento de los datos personales es:
• Razón social: Fundación Española para la Salud
• Domicilio: Bogotá D.C., Colombia.
• Dirección: Calle 90 # 11ª-34 Oficina 302.
• Email: jparra@fundacionfes.net, directora@fundacionfes.net
• Teléfono: 6104666
2. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y su finalidad
Los datos personales de beneficiarios de la Fundación son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo a la naturaleza de los datos y de las finalidades establecidas en esta Política.
2.1. Tratamiento de Datos personales de naturaleza pública y privada.
2.1.1 Finalidades para el tratamiento de datos de clientes:
La Fundación accede a datos de sus clientes tales como sus nombres, número de cédula, correos electrónicos, teléfonos fijos y celulares, entre otros. Estos datos son recolectados con las siguientes finalidades:
• Capturar información veraz, vigente y así poder mantener la base de datos actualizada, ya que es una herramienta fundamental para canalizar cualquier tipo de ayuda.
• Enviar y presentar información personal para formularios de ingreso y actualización a la Fundación, encuestas, formularios de aplicación a las subvenciones que ofrecen las Comunidades Autónomas en España y en distintas entidades privadas o públicas colombianas.
• Elaborar informes de desempeño y gestión de parte de la dirección de la Fundación para efectos de estudios de mercadeo, manejo de estadísticas.
• Comunicar, promocionar y realizar lanzamientos de nuevos productos y convenios como fuente de ingreso para el sostenimiento de los programas sociales que apoya la Fundación.
• Comunicar la realización de actividades y eventos benéficos, culturales organizados por la Fundación.
3. Tratamiento de datos sensibles:
La Fundación tratará datos sensibles de los beneficiarios, ya que tiene conocimiento de su estado de salud y accede a datos biométricos. Las finalidades del tratamiento de estos datos son:
• Evaluar la situación de salud de cada persona interesada en vincularse con el propósito de recibir apoyo de la Fundación.
• Presentar documentación pertinente para evaluar otorgamiento de las diferentes ayudas que brinda la Fundación a los beneficiarios.
• Publicación de fotografías y videos a través de medios impresos y/o redes sociales con imágenes y testimonios de adultos mayores, con el único propósito de sensibilizar a futuros colaboradores sobre la situación real del adulto mayor en Colombia y así obtener mayor número de donaciones.
Para estos efectos, la Fundación dará aplicación a las disposiciones legales sobre tratamiento de datos sensibles, incluyendo las siguientes:
a) Obtener autorización explícita del Titular para el tratamiento, informando el carácter facultativo de la misma. Esta autorización será implementada en toda recolección de datos sensibles, salvo en los siguientes casos en los que no se requiere autorización por disposición legal:
a. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
b. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
c. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
d. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
4. Tratamiento de datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes
Fundación podrá tratar datos de niños, niñas y adolescentes que sean beneficiarios, de acuerdo con las finalidades mencionadas en las secciones anteriores y principalmente para poder ofrecerles los beneficios de la Fundación.
5. Transferencias internacionales de datos personales
La Fundación envía información a entidades localizadas en España, tales como, formularios de ingreso y actualización a la Fundación, encuestas y formularios de aplicación a las subvenciones que ofrecen las Comunidades Autónomas en España.
6. Derechos que le asisten como Titular de los datos
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25), el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Fundación, en su calidad de Responsable del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Fundación, en su calidad de Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 2.2.2.25.2.7 del Decreto 1074 de 2015.
c) Ser informado por la Fundación, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Fundación.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
7. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos
El Área Administrativa de la Fundación será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de la información personal.
8. Procedimiento para ejercer los derechos del Titular de los datos
8.1 Procedimiento para acceso y de consulta
El Titular de los datos, o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de datos en posesión de la Fundación, para lo cual deberán comunicar la correspondiente petición al correo electrónico directora@fundacionfes.net o al jparra@fundacionfes.net o comunicarse al 6104666. También será posible formular estas peticiones por escrito, y radicarla de lunes a viernes en horario 9:00 AM – 1:00 PM y 2:00 PM a 5:00 PM, en la Calle 90 # 11ª-34 Oficina 302, de la ciudad de Bogotá.
Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
8.2 Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización o para presentar reclamos
El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las base de datos de la Fundación debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante la Fundación el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 de 2012:
a) El reclamo se formulará mediante solicitud que puede ser enviada al correo jparra@fundacionfes.net, directora@fundacionfes.net o radicando una comunicación por escrito de lunes a viernes en horario 9:00 AM – 1:00 PM y 2:00 PM a 5:00 PM, en la Calle 90 # 11ª-34 Oficina 302 de la ciudad de Bogotá.
b) Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
c) La solicitud debe contener la siguiente información:
(i) La identificación del Titular.
(ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
(iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.
(iv) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
(v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
(vi) Los documentos que se quiera hacer valer.
(vii) Firma, número de identificación y huella.
(viii) Radicación en original.
d) Si el reclamo resulta incompleto, la Fundación requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
e) Si el Área que recibe el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
f) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
g) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
8.3 Supresión de Datos
El Titular tiene el derecho a solicitar a la Fundación la supresión (eliminación) de sus datos personales y en especial cuando:
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la Fundación.
Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
(i) La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
(ii) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
(iii) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
8.4 Revocatoria de la Autorización.
El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
9. Seguridad de la Información.
En desarrollo del principio de seguridad, la Fundación ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.
10. Vigencia de la Política.
La Política con sus modificaciones rige a partir del 1 de junio de 2017. Cualquier cambio sustancial en esta política será dado a conocer mediante un anuncio en la página web www.fundacionfes.net.
El término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.
